Relacja z wydarzenia – 5. zasad dobrego filmu promocyjnego z eventu

Jak sprawić, żeby relacja z Twojego wydarzenia generowała tysiące wyświetleń? Warto przestrzegać kilku zasad! Choć podstawowe zadanie takiej realizacji to dokumentacja eventu, równie ważna jest funkcja reklamowa czy promocyjna.

W dobie social mediów najcenniejszy może okazać się jednak dla Ciebie aspekt związany z angażowaniem odbiorców. Tworząc tak zwany viral, zyskujemy darmowe zasięgi i pozytywny wizerunek.

1. Relacja z wydarzenia - "najważniejsze dla mnie jest..."

Takim zdaniem zaczyna się większość rozmów z organizatorami. Każdy, kto pracuje przy powstaniu festiwalu, konferencji czy koncertu, mocno przywiązuje się do wszystkich punktów, jakie znalazły się w programie. Należy jednak pamiętać, że nie zawsze rejestracja - czy raczej wykorzystanie w spocie, każdego elementu harmonogramu ma sens. Oczywiście nagrać można, a nawet trzeba, wszystko, ale musicie zaufać takim firmom jak nasza w kwestii ostatecznego doboru fragmentów. Udostępniając film na Facebooku czy YouTube, walczymy o uwagę i zaangażowanie uczestników wydarzenia, a także osób z nim niezwiązanych. Współcześnie jesteśmy zbyt zabiegani i zbyt mocno bombardowani różnymi filmami, artykułami i zdjęciami, aby mieć cierpliwość do oglądania długiej, pozbawionej rytmu i dynamiki relacji.

2. Wykorzystanie wizerunku - jak wygrać z RODO

Blady strach padł na organizatorów różnych wydarzeń, gdy wszędzie zaczęło pojawiać się tajemnicze słowo "RODO". Parafrazując klasyka: jak żyć? Coraz częściej spotykamy się z podobnym pytaniem przy umawianiu zleceń - nie tylko relacji z eventów, ale i wszystkich innych. Spójrzmy jednak na tę kwestię wyłącznie z perspektywy produkcji filmów z wydarzeń.

Jako organizator musisz stosować dwie podstawowe zasady, które całkiem nie wykluczą (bo to niemożliwe), ale na pewno znacznie zminimalizują ewentualne roszczenia. Po pierwsze - należy wprowadzić odpowiedni punkt w regulaminie imprezy, który jasno i „po ludzku” mówi o tym, że zamierzasz prowadzić filmową i fotograficzną dokumentację, zaś uczestnik wydarzenia automatycznie zgadza się z tymi postanowieniami. To Twoje najważniejsze zabezpieczenie! Oczywiście sam regulamin musi być widoczny i w pełni dostępny we wszystkich kluczowych kanałach komunikacji.

Druga istotna zasada to... odpowiedni dobór firmy, która będzie realizować dla Ciebie materiały z wydarzenia. Mała autoreklama... ;) Nie chodzi tu o samo doświadczenie i świadomość etyki dziennikarskiej. Priorytetem podmiotu, z którym podejmujesz współpracę, powinno być dbanie o wizerunek uczestników i pewnego rodzaju wyczulenie na tym punkcie. W trakcie dużych imprez mają miejsce różne sytuacje, czasami bardzo „plastyczne” i „barwne”, czyli takie, które - potocznie mówiąc, „żarłyby w internetach”. Osoby zarejestrowane w materiale niekoniecznie są jednak ukazane w sposób nieingerujący w ich wizerunek. Pamiętaj, że taka relacja to poważna sprawa, która sytuuje się blisko prawa prasowego.

Co więcej, w dzisiejszych czasach istnieje spora pokusa, żeby zamieścić coś w Internecie szybko i „treściwie”. Nie mówimy już nawet o tym, że w ostatecznej relacji pojawi się coś drażliwego. Chodzi o ogólne wyczucie ekipy, realizującej w ramach autopromocji post do social mediów, na przykład jako relację z dnia.

3. Dobra relacja z wydarzenia - na co zwracać uwagę?

Przed podjęciem decyzji zapewne przeglądasz wiele stron firm z branży filmowej i fotograficznej. Na tym etapie warto wczuć się w zwykłego widza. Jeśli w trakcie oglądania (a zdarza się, że już po pierwszych sekundach) zaczynasz się nudzić, to najgorszy znak. Nie trać czasu dalej - pamiętaj, że jeśli Tobie się nie chce, innym tym bardziej nie będzie.

Kolejną istotną sprawą, na którą trzeba zwrócić uwagę, jest różnorodność kadrów, ujęć i prowadzenia kamery. Nie musisz posiadać wiedzy filmowej, żeby to ocenić. Kiedy każde następne ujęcie okazuje się ciekawe, wnosi coś nowego i powoduje uśmiech, ta firma robi to dobrze.

Nie oceniaj tylko relacji z dużych imprez o ogromnych budżetach. W takim wypadku o wiele łatwiej ukryć braki warsztatu filmowego. Można w interesujący sposób zrealizować relację z niewielkiego, wiejskiego festynu czy kameralnego koncertu, trzeba tylko chcieć, a także mieć umiejętności i doświadczenie. Jeśli świetnie ogląda Ci się materiał z dożynek, gwarantujemy, że Twoja międzynarodowa konferencja również będzie miała superrelację.

4. Jeden operator czasami nie wystarczy

Niekiedy zapominamy o podstawach. Jedną z nich jest fakt, że nie da się kręcić dwóch rzeczy jednocześnie. Wydarzenia w trakcie Twojej imprezy nakładają się na siebie? Pomyśl, czy nie warto zatrudnić ekipy, która dysponuje dwoma lub więcej operatorami kamery. Nawet, gdy po ostatecznym montażu do relacji wejdzie łącznie 10 sekund tego materiału, właśnie one mogą zaważyć na tym, że film ma wysoką oglądalność.

Oto przykład produkcji, którą rejestrowaliśmy na dwie kamery dla Aquaparku Reda:

Zdecydowaliśmy się na to ze względu na specyficzny charakter eventu - atrakcje następowały bardzo szybko po sobie. Ponadto - oprócz dynamicznej kamery (szeroki kadr), chcieliśmy posiadać również ujęcia wąskie, portretowe. Takie połączenie pozwoliło nam na atrakcyjny montaż, a w wyniku tego - stworzenie dobrej relacji, która osiągnęła dużą oglądalność.

5. Filmowa relacja z wydarzenia to nie tylko obraz

Dźwięk sprawia, że czujemy się, jakbyśmy byli w centrum wydarzenia. Nie chodzi tu jedynie np. o fragment koncertu, ale również o dźwięki efektowe, takie jak klaskanie, okrzyki czy śmiech. Firma, która będzie realizować Twoje zlecenie, musi posiadać odpowiedni sprzęt i umiejętności, a co najważniejsze - pomysł na wykorzystanie dźwięku. Zapytaj, jak rejestruje koncert - powinna podłączać się do konsoli dźwiękowca i rejestrować całą ścieżkę wyjściową. Dowiedz się też, czy posiada mikrofony do dźwięków efektowych. Może ciekawym urozmaiceniem relacji będą wywiady? Tutaj dźwięk też musi zostać właściwie zarejestrowany.

Organizacja każdego wydarzenia to mnóstwo pracy, czasu i oczywiście pieniędzy. Dlatego zlecając relacje, nie warto ryzykować. Miej świadomość, że film z Twojego eventu może trafić do o wiele szerszego grona odbiorców niż sami uczestnicy. To doskonała promocja, a także nieoceniona pomoc przy realizacji kolejnej edycji eventu - mocne wsparcie chociażby na etapie pozyskiwania partnerów i sponsorów.

Przede wszystkim liczy się jednak to, aby Twoje wydarzenie wspaniale się kojarzyło - również tym, którzy jeszcze na nim nie byli!